Las organizaciones se están percatando de que sus activos físicos y financieros no tienen la capacidad de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo. Y descubren que los activos intangibles son los que aportan un verdadero valor a las organizaciones. Pero, ¿qué queremos decir cuando hablamos de activos intangibles?. Son una serie de recursos (especialmente personas) que pertenecen a la organización, pero que no están valorados desde un punto de vista contable. También son activos intangibles las capacidades que se generan en la organización cuando las personas empiezan a trabajar en grupo. En definitiva un activo intangible es todo aquello que una organización utiliza para crear valor, pero que no está contabilizado. El Fondo de Comercio de una empresa es la diferencia entre el valor contable de la empresa y el precio pagado por ella en una adquisición de empresas. Este concepto es una aproximación a la valoración de los intangibles de una empresa, pero en sí mismo no aporta mucho, ya que es un concepto estático y que únicamente se materializa en fusiones y adquisiciones de empresas. Lo ideal sería analizar cómo los intangibles van evolucionando en el tiempo y si los activos intangibles aumentan o disminuyen entre periodos de tiempo comparables.
Hay varios elementos que podemos tener en cuanta en la Gestión del Conocimiento: a) el capital intelectual: los activos intangibles de una compañía que contribuyen a su evaluación. b) Los ejecutivos responsables de maximizar el potencial del conocimiento de una organización. c) la gestión del conocimiento del personal: la organización de los pensamientos y de la creencia de un individuo. d) Administración del conocimiento de la empresa: la estrategia, el proceso o las tecnologías usados para adquirir, compartir y reutilizar el conocimiento y entendimiento de una empresa. e) la memoria corporativa, que se puede definir como el cuerpo total de los datos, de la información y de los conocimientos requeridos para dar a conocer los objetivos estratégicos de una organización. Una memoria corporativa es la combinación de un espacio donde se almacenan los objetos y los artefactos, y la comunidad o gente que interactúa con esos objetos para aprender, tomar decisiones, y entender el contexto.
La Teoría de Recursos y Capacidades aparece en la década de los ochenta y se puede considerar la precursora de la Gestión del Conocimiento, ya que se centra en analizar los recursos y las capacidades de las organizaciones como base para la formulación de su estrategia. La teoría basada en los recursos se encuadra dentro de lo que se llama Análisis Estratégico. Las organizaciones son diferentes entre sí en función de los recursos y capacidades que poseen en un momento determinado. Estos recursos y capacidades no están disponibles para todas las empresas en las mismas condiciones. Esto explica sus diferencias de rentabilidad. Los recursos y capacidades tienen cada vez un papel más relevante en la estrategia. La pregunta que hay que contestar es: ¿qué necesidades puedo satisfacer?, en lugar de ¿qué necesidades quiero satisfacer? El beneficio de una empresa es función de las características del entorno y de los recursos y capacidades de qué dispone.
Una vez analizada la importancia de los intangibles, debemos indicar que la mayoría de ellos están basados en la información, el aprendizaje y el conocimiento. Es en este punto donde podemos enlazar la Teoría de Recursos y Capacidades con el aprendizaje organizativo. A través del aprendizaje individual y de procesos de captación, estructuración y transmisión del conocimiento corporativo, podemos llegar a hablar de aprendizaje organizativo. El aprendizaje organizativo permite aumentar las capacidades de una organización. Es decir, es un medio para que la empresa pueda resolver problemas cada vez más complejos. Cuando una serie de personas empiezan a trabajar en grupo, al principio se suelen producir problemas de coordinación, pero cuando pasa cierto tiempo se van afinando los procesos y cada vez se realizan mejor las tareas. Esto es aprendizaje organizativo: aprender juntos a resolver problemas con una efectividad determinada.
El concepto de gestión del conocimiento no tiene definición única, sino que ha sido explicado de diversas formas: a) La gestión del conocimiento es el área dedicada a la dirección de las tácticas y estrategias requeridas para la administración de los recursos intangibles humanos en una organización. b) La gestión del conocimiento tiene perspectivas tácticas y operativas, es más detallado que la gestión del capital intelectual y se centra en la forma de dar a conocer y administrar las actividades relacionadas con el conocimiento, como su creación, captura, transformación y uso. Su función es planificar, implementar y controlar todas las actividades relacionadas con el conocimiento y los programas requeridos para la administración efectiva del capital intelectual. c) La gestión del conocimiento es el proceso que continuamente asegura el desarrollo y la aplicación de todo tipo de conocimientos pertinentes de una empresa, con objeto de mejorar su capacidad de resolución de problemas y así contribuir a la sostenibilidad de sus ventajas competitivas. d) La gestión del conocimiento es la función que planifica, coordina y controla los flujos de conocimiento que se producen en la empresa en relación con sus actividades y su entorno, con la finalidad de crear unas competencias esenciales.
Usualmente el proceso implica técnicas para capturar, organizar y almacenar el conocimiento de los trabajadores, y para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir. En la actualidad, las tecnologías de información permiten contar con herramientas que apoyan la gestión del conocimiento en las empresas, con la recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de la información, junto con los sistemas diseñados para ayudar a hacer el mejor uso de ese conocimiento. Se refiere a las herramientas y a las técnicas diseñadas para preservar la disponibilidad de la información llevada a cabo por los individuos líderes y más expertos, para facilitar la toma de decisiones, así como reducir el riesgo. Un tema particular de la administración del conocimiento es que el conocimiento no se puede codificar fácilmente en forma digital, tal como la intuición de los individuos expertos, conseguida a través de años de experiencia, así como poder reconocer los diversos patrones del comportamiento que alguien con menos experiencia no puede reconocer.
El proceso de la Administración del Conocimiento, también conocido en sus fases de desarrollo como "aprendizaje corporativo" o "aprendizaje organizacional", tiene los siguientes objetivos: a) Identificar, recoger y organizar el conocimiento existente. b) Facilitar la creación de nuevo conocimiento. c) Fortalecer la innovación a través de la reutilización y apoyo de la habilidad de la gente en las organizaciones, para lograr un mejor desempeño en la empresa. Por otro lado, la transferencia del conocimiento, como parte de la Administración del Conocimiento, ha existido siempre en las organizaciones. De manera informal, por medio de las discusiones, sesiones, reuniones de reflexión, etc., y de manera formal por medio del aprendizaje, el entrenamiento profesional y los programas de capacitación. Como práctica emergente de negocio, la administración del conocimiento ha considerado el establecimiento de Intranets corporativos, de wikis, y de otras prácticas de la tecnología del conocimiento y de información.
La gestión corresponde al conjunto de procesos y sistemas que permiten que el capital intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente, de manera que genere ventajas competitivas a través del tiempo. En la actualidad nos encontramos en una sociedad donde los cambios transcurren a un ritmo sorprendente. Lo que hoy día es una ventaja competitiva, mañana se transformará en un requerimientos del mercado. En la época actual, en la que mantener una ventaja competitiva es muy difícil, es donde las organizaciones deben recurrir a métodos que permitan aumentar estas ventajas, entre las que distinguimos el conocimiento. La gestión del conocimiento tiene por objetivo administrar este conocimiento, logrando que sea una ventaja competitiva con respecto a sus competidores. La gestión del conocimiento analiza el conocimiento existente en la empresa desde una perspectiva dinámica. Esta perspectiva se complementa con las aportaciones de la literatura de capital intelectual, que aborda el análisis del conocimiento desde un enfoque dinámico. En el campo empresarial, ciertas empresas desarrollan e implementan programas de gestión del conocimiento y medición del capital intelectual. La gestión del conocimiento intenta poner de relieve la ventaja competitiva que se obtiene con las mejoras, con un aprendizaje más rápido y creando nuevo conocimiento.
Aspectos importantes a tener en cuenta, son: a) contenido creciente del conocimiento en productos y servicios; b) ciclos más cortos en el desarrollo de productos nuevos; c) la sobrecarga de información como generadora de conocimiento; d) peticiones de la gente para apoyarse en la experiencia de otras personas en la organización. Internet ha conducido a un aumento en la colaboración creativa, en el aprendizaje, en la investigación, en el comercio electrónico y en la información inmediata. Con la ayuda de las nuevas la práctica de la gestión del conocimiento continuará desarrollándose con el crecimiento de los usos colaborativos disponibles mediante las tecnologías de la información e Internet. El aprendizaje online (e-learning) y los entornos de colaboración son ejemplos de los usos de la administración del conocimiento. Su uso puede ampliar el nivel de conocimiento disponible para un empleado, mientras que proporciona una plataforma para alcanzar objetivos o acciones específicos. La minería de datos, o extracción de datos, es la utilización, por medios automáticos o semiautomáticos, de la búsqueda y exploración en grandes almacenes de datos, dando por resultado el descubrimiento de patrones y reglas significativas. Para hacer esto, la minería de datos utiliza técnicas estadísticas, de automatización de conocimientos y de reconocimiento de patrones.
La memoria corporativa se puede subdividir en los siguientes tipos: a) profesional (material de referencia, documentación, herramientas, metodologías, …); b) compañía (estructura de la organización, actividades, productos, participantes); c) individual (estado, capacidades, conocimientos técnicos, actividades); d) proyecto (definición, actividades, historias, resultados). Asimismo, las decisiones clave a tomar cuando exploramos la memoria corporativa son: a) ¿qué representación del conocimiento se utilizará? (historias, patrones, casos, reglas,..); b) ¿quiénes serán los usuarios? ¿cuál es su información y necesidades de aprendizaje?; c) ¿cómo comprobar la seguridad y a quién le será concedido el acceso?; d) ¿cómo integrarla de la mejor manera posible con sistemas existentes?; e) ¿qué asegura que su contenido actual es correcto, aplicable y oportuno?; f) ¿cómo motivar a los expertos a que contribuyan con sus ideas? g) ¿cómo capturar documentos informales, por ejemplo e-mail y mensajes instantáneos?
La mayoría de los esfuerzos de la administración del conocimiento han incluido la construcción de una cierta forma de memoria corporativa para capturar experiencia, para acelerar el aprendizaje, para registrar el análisis razonado de la decisión, etc. En una arquitectura de Gestión del Conocimiento encontramos distintas herramientas y servicios que configuran como resultado final una solución completa. Como herramientas de apoyo a la Gestión del Conocimiento podemos indicar: a) herramientas que permiten transmitir el conocimiento explicito de forma fácil al conjunto de miembros de una misma empresa. Las Wikis son buen ejemplo de este tipo de herramientas; b) herramientas y servicios de gestión del conocimiento interno, que son componentes para gestionar, analizar, buscar y distribuir información; c) herramientas y servicios de gestión del conocimiento externo: Al igual que en b, son componentes que gestionan, analizan, buscan y distribuyen, pero en este caso también hay que añadir que localizan y extraen, dado que su misión principal es la localización y extracción de información relacionada con la empresa, pero que está en el exterior de ésta (principalmente en Internet o en otros soportes de contenidos) y que la empresa puede no tener conocimiento de su existencia.
Algunas estrategias de gestión de conocimiento pueden incluir, entre otras, las siguientes acciones: recompensas para motivar el intercambio de conocimiento; contar historias (como medio de transferir conocimiento tácito);comunidades de prácticas; directorio de expertos, para ayudar al buscador de conocimientos a llegar a los expertos; evaluación de acciones; transferencia de buenas prácticas; gestión de competencias; repositorios de conocimiento; tecnologías colaborativas (wikis, redes sociales, entre otros); etc..
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