• En ocasiones se asumen necesidades formativas por deseos de determinados grupos en la empresa que indican sus necesidades de cara a su formación personal, sin atender a las necesidades de la organización.
• Dependiendo de la empresa, puede suceder que interpreten estos cursos como:
– premio a su dedicación y fidelidad para aumentar la estabilidad en la empresa,
– mejorar su motivación
– aumentar la productividad.
• Estos factores tienen que ser valorados por distintos miembros de la empresa para lograr el compromiso correspondiente de cálculo de sus efectos beneficiosos.
• El mismo caso en otra empresa puede ser interpretado como un exceso en los gastos de formación que no van a mejorar directamente su productividad por tratarse de acciones de formación no vinculadas al proceso productivo.
• En este caso nos encontraríamos que esta posible acción formativa no se realizaría, ya que si no hacemos la formación la productividad se mantiene. Por lo que un análisis nos ayuda a no hacer acciones formativas que no tengan beneficios para la empresa.
• Estamos pues ante una situación en la que la cultura empresarial, su estrategia y sus objetivos son cruciales para determinar la necesidad de formación.
• Si se ha decidido en la corporación que es necesario realizar la acción de formación:
– Tenemos que comentar esta acción a los responsables financieros, de tecnologías de información, de compras y de RRHH para determinar y acordar las variables principales que nos ayuden a calcular los costes y los beneficios de la acción formativa.
• El responsable del posible proyecto debería solicitar (a través de la Dirección General si es posible) un informe a los responsables de RRHH, TI y Finanzas de la empresa en el que:
– Apuntaran una estimación económica de los componentes de coste de la operación así como las ventajas o beneficios estimados de la misma.
– Estas estimaciones se volverán a solicitar una vez realizada la acción formativa y se analizarían desviaciones.
¿Por qué eLearning?
• Ventajas
• Costes
• Beneficios
Ventajas del modelo eLearning
• Si deseamos que nuestra organización
– Sea más competitiva,
– Esté adaptada al entorno,
– Gestione los cambios,
• Necesitamos que los miembros de la empresa aprendan constantemente para ser capaces de superar los retos que el entorno competitivo y cambiante nos ofrece
• Para ello debemos orientar nuestros esfuerzos hacia la implantación de sistemas de formación ágiles y fiables (eLearning).
• El correcto diseño estratégico de las acciones formativas nos facilitarán la implantación de proyectos e-Learning que consigan una mejora determinante de las organizaciones.
• Efectos positivos de la acción formativa vía e-learning.
– Al poder aplicar una formación continuada se consigue un incremento marginal del nivel de productividad que generan los individuos una vez han realizado la formación
• fuerza comercial que mejora en un determinado porcentaje,
• administradores de sistemas que aumentan su capacidad de gestión de servidores si reciben una formación apropiada de uso de nuevas herramientas
• adaptación y mejora de nuevos procesos colaborativos, etc…
• Las variables subjetivas que permiten medir la efectividad de una implantación e-Learning se determinan en función de la valoración de objetivos por parte de la Dirección General, los directores de departamentos y los responsables de la acción.
– Ejemplos:
• Mejorar imagen de la empresa a través de sus agentes, visitadores médicos, etc… è Mayor fidelización
• Apertura de una línea de negocio cuya rentabilidad se vislumbra a medio plazo,
• Formación sobre temáticas no orientadas a la producción de la empresa que se realiza como una vía de motivación al personal, etc…
• En e-Learning todo se mide.
– En eLearning el fracaso o éxito del participante es tangible
– En e-learning siempre sabemos si acceden o no, si terminan sus prácticas, si ahorran tiempo o si no aprenden.
– En el caso de la formación presencial es muy infrecuente medir el nivel de aprendizaje de los participantes.
• Duración de sesiones:
– en la formación presencial muchas sesiones son superiores a lo deseado
• Se ha demostrado que la atención se consigue mantener en un nivel óptimo durante una hora y media como máximo.
• Acceso indexado al contenido:
– Con eLearning el participante es capaz de decidir que contenidos le interesan, eliminando tiempos muertos de recepción de contenido que ya conoce.
– En formación presencial esto es imposible ya que la entrega de contenido se hace de forma secuencial.
– Se estiman ahorros en torno al 30% del total
Costes de realización de la formación
• A través del e-Learning podemos reducir significativamente este apartado de costes. Se eliminan:
– Los costes de viajes de instructores, horas, dietas y desplazamientos, cafés en las salas,
– Los costes de impresión de papel y fotocopias de prácticas, ya que estos elementos se envían o descargan electrónicamente,
– Los costes de envío de materiales.
• Además, se puede automatizar una gran parte de la administración del curso como realización de altas, modificaciones y bajas de participantes, así como la automatización de los Diplomas que se pueden generar por bloques de participantes.
• Si disponemos de Plataforma de Gestión del Aprendizaje podremos gestionar administrativamente de forma automática muchos aspectos que se realizaban antes manualmente.
- Otra forma de ahorro es la sustitución de material impreso por material digital que pueda ser visualizado en la pantalla e impreso por el participante en el caso de necesitarlo.
• Otros aspectos de ahorro es el facilitar a los animadores/expertos sus tareas de gestión del aprendizaje desde sus domicilios para evitar desplazamientos.
• Si vemos que la formación e-Learning 100% no es factible, sería conveniente pensar en opciones de formación mixta.
Costes de preparación de las clases y del material
• En este caso si incluimos los costes de desarrollo de contenidos de los cursos debemos afirmar que los costes generados son mayores que en formación presencial.
• Tenemos que analizar los costes ocultos de preparación de clases que no se suelen imputar en la formación presencial por parte de los instructores internos.
• En el sector se acepta de forma generalizada que los instructores en formación presencial solo cobran por la enseñanza de la clase.
• Esto suele ser verdad si son externos, pero en muchas ocasiones se trata de instructores internos que no especifican tiempos para la preparación de la clase por varios motivos y dedican varias horas de su horario laboral a la preparación de las mismas sin que se computen en el apartado de Costes.
Costes de elementos físicos para realizar la formación
• Para conseguir que el e-Learning sea más beneficioso en términos de costes que la formación presencial (en que hay que contar con aulas, etc…) se deben analizar aspectos de implantación tendentes al ahorro.
– Para reducir los costes de compra, adaptar las plataformas a las necesidades de la empresa, pudiendo adaptar soluciones que sean económicas y probadas sin necesidad de generar sobrecapacidad.
– Comprar las licencias de contenidos en base a un escalado de precios por fases de implantación, así se pueden reducir los costes y mejorar el ROI.
– En términos de plataformas y administración de servidores es más cómodo y rentable a medio plazo utilizar plataformas ajenas que propias. El modelo de ASP (alquiler de la infraestructura) es el que mejor demuestra el ROI.
Costes de viaje
• El e-Learning supera en todos los conceptos a la formación presencial en este capítulo.
• Este capítulo es el primero que viene a la mente en el caso de ahorro de costes con respecto a la formación presencial.
• Efectivamente, es un área donde e-Learning puede ahorrar significativamente costes. Los desplazamientos para la formación presencial hace que se generen determinados costes ocultos, como el coste de oportunidad del empleado/a no disponible en determinados momentos.
• Con la formación por e-Learning, el participante está desconectado durante la formación, pero está disponible para resolver problemas y disponer del mismo en el caso de emergencia.
Costes de oportunidad
• Costes de oportunidad son aquellos que se generan por la falta de asistencia de un empleado al puesto de trabajo.
• Aquí estamos también ante un claro caso ganador en que la opción e-Learning es más ventajosa que la presencial.
– Imaginemos que tratamos con un grupo de vendedores que se desplazan una semana desde su puesto de trabajo. Al no poder tratar los temas más importantes como gestión de pedidos o atención de asuntos urgentes, la cifra de facturación de la organización podría verse afectada negativamente.
– Si estos pudieran realizar la formación en sus instalaciones a través de métodos e-learning, podrían acceder a los cursos de forma continuada sin descuidar los asuntos más importantes de su trabajo diario.
– En este caso hablamos de cantidades directas por las que se ven afectada la cifra de negocios.
Costes – otras consideraciones
• Intentar proyectos 100% e-Learning es más económico que la realización de formación mixta. Esta solo se utilizará si no hay otra opción para conseguir el éxito de la acción formativa.
• Habilitar normativas para acciones de formación en las que los participantes puedan asistir a clase desde su puesto de trabajo, sin recibir llamadas, ni permitir interrupciones, dejando claramente ver a los demás que están realizando un curso.
– Hay empresas que ofrecen un horario de mañanas con carteles que comentan en formación, o con auriculares para que las conversaciones ajenas no les perjudiquen la concentración.
– También permiten descolgar el teléfono o poner un mensaje diciendo que la persona se encuentra en un proceso de formación y no está disponible hasta determinada hora, pudiendo dejar mensaje o que otro compañero/a pueda atender la llamada.
Beneficios del eLearning
• Nuevo método de formación: Emplea a la Internet como plataforma base, de esta manera los alumnos pueden tener acceso a los cursos y materiales desde cualquier punto conectado a la Web con sólo tener su nombre de usuario y contraseña.
• Menos costes: Elimina la necesidad de contar con infraestructura (como el aula) y permite que quienes toman los cursos eliminen también la inversión de tiempo y monetaria en traslados para participar en una clase presencial.
• Actualización permanente de conocimientos: Los alumnos se capacitan y actualizan en materias de interés. Así se fomenta la educación continua y el permanente perfeccionamiento.
• No hay restricciones de tiempo: Da la posibilidad de asistencia a clases en el horario que le sea más cómodo al alumno, por lo mismo el horario es libre y los estudios son autodisciplinarios.
• Sin barreras geográficas: Ayuda a que todas las personas que quieran tomar estos cursos y cumplan con los requisitos básicos puedan hacerlo sin importar el lugar geográfico en el que viva o trabaje.
• Acceso a Recursos pedagógicos: Entrega material de estudio a los alumnos y ayuda a conseguir acceso a éstos en formato electrónico que posibilitan un mejor aprendizaje o desarrollo de nuevas metodologías.
• Evaluación y Autoevaluación Constante: Es posible junto al Tutor monitorear permanentemente el avance del proceso de aprendizaje y aclarar las dudas existentes.
• El aprendizaje es colaborativo: Permite la construcción de comunidades de práctica duraderas, donde se desarrolla el intercambio de información y puntos de vista incluso después de concluido el curso.
• Autonomía del Aprendizaje: permite que cada participante avance a propio ritmo e interés.
• Especialización: Hace expedito el acceso a temáticas especializadas y profundización en aquellas de mayor interés individual.
Implantar estrategias eLearning
• El participante pasa a ser el líder de su formación, mientras que los demás elementos que hacen posible su aprendizaje, incluidos los profesores, están a su servicio
• El aula virtual aparece como un espacio hasta ahora no existente
• El tiempo se lo organiza el participante y la formación puede abarcar un elevado número de personas en un período temporal inferior
• No podemos formar en la modalidad e-learning sin tecnología apropiada para ello
– cada vez más, éstas se derivan a costes de contratación de servicios
• Podemos pasar fácilmente del e-learning a la gestión del conocimiento, ya que uno de los elementos más importantes que introduce una plataforma de formación es la posibilidad de comunicación multidireccional sobre lo que cada uno de los participantes sabe
• Aparte de la plataforma tecnológica, necesitamos, por supuesto, contenidos de aprendizaje
– La elección de la modalidad de formación (síncrona o asíncrona, autoaprendizaje o formación asistida con profesor, etc.) condicionará el diseño de los materiales de aprendizaje, así como la inversión que deberemos hacer en ellos
– La coherencia en la relación entre la modalidad de formación, los contenidos y la plataforma tecnológica es el factor clave de éxito determinante para el buen resultado de cualquier experiencia en e-learning
• Nos hallamos ante un sistema nuevo en el que debemos aprender nuevas reglas
– Obviar esta realidad es el primer paso al fracaso en la introducción de modalidades de e-learning en la empresa
• Aprender usando modalidades de e-learning, hoy por hoy, es aprender algo más que los contenidos que se nos proporcionan
– aparte de los contenidos, aprenderé a relacionarme en un nuevo modelo de comunicación, a buscar información usando diferentes y diversas fuentes, a compartir la información en espacios públicos, a escribir de otra forma, a usar mis capacidades lógicas y de relación entre conceptos, etc.
• El nuevo paradigma educativo del e-learning reside en entender que rompe las barreras del espacio y del tiempo y que sitúa al participante de la formación en el centro del proceso de aprendizaje y lo convierte en actor de un sistema de construcción de conocimiento compartido.
– Señalamos especialmente la generación de conocimiento compartido, ya que consideramos que éste es el gran valor que aporta la formación en red: aprender de los demás, de sus experiencias, de sus prácticas, sin depender del lugar en que se encuentra ni del tiempo en el que vamos a comunicarnos
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